Cách tổ chức sinh nhật tạo sự bất ngờ và vui vẻ mới đầu nghe thì đơn giản, nhưng sự thật không phải như vậy. Để có một buổi tiệc diễn ra thành công thì bạn phải có một kế hoạch rõ ràng, biết cách sắp xếp một số điều cơ bản cho buổi tiệc mình sẽ tổ chức
Sinh nhật luôn là dịp để mọi người gần gũi, quan tâm và chia sẻ niềm vui, đặc biệt là nhân vật chính. Vậy tổ chức tiệc sinh nhật cần những gì và làm sao để bữa tiệc bất ngờ, mới lạ nhưng vẫn tiết kiệm. Đọc ngay bài viết này để tìm hiểu!.
- Ấn tượng các sản phẩm trang trí sinh nhật bé gái đẹp lung linh
- 100 Mẫu trang trí sinh nhật bé trai độc đáo không thể bỏ qua
- Tổng hợp các mẫu trang trí sinh nhật người lớn lãng mạn gây bất ngờ
- Dịch vụ trang trí bàn sinh nhật và thôi nôi đẹp ở TPHCM
Khi đã chuẩn bị đầy đủ, có được những thông tin cần thiết bạn phải lập một kế hoạch rõ ràng cho việc tổ chức sinh nhật thật hoàn hảo. Và bạn cũng cần khéo léo dẫn dắt nhân vật chính đến với buổi tiệc, cần phân công người đi kèm và đảm bảo họ đưa nhân vật chính vào buổi tiệc mà không để lộ bí mật.
Những bước tổ chức sinh nhật tạo sự bất ngờ
1. Chọn thời gian tổ chức, địa điểm và chi phí ước tính
Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật là xác định thời gian, địa điểm và kinh phí dự trù. Phải chọn đúng thời điểm trong ngày để cả chủ tiệc và khách mời đều cảm thấy thoải mái và thực sự không phải lo lắng bất cứ điều gì để có thể chia sẻ niềm vui với bữa tiệc.
Địa điểm cũng phải phù hợp. Nó cần phải dễ tìm và dễ đi lại để mọi người có thể đến đúng giờ. Không gian rộng rãi, thoáng mát nhưng không kém phần thoải mái, để mọi người có thể cùng nhau chia sẻ những khoảnh khắc đặc biệt. Hơn nữa, không gian đủ thuận tiện để giải quyết mọi việc từ đi lại đến tiếp khách, phục vụ đồ ăn, đảm bảo an toàn và lịch sự.
Chọn chủ đề sinh nhật cho buổi tiệc hôm đó
Tìm hiểu cẩn thận xem nhân vật chính của chúng ta thích gì và sử dụng chính sở thích đó làm chủ đề cho buổi tiệc. Với đối tượng là trẻ con, chủ đề có thể là một món đồ chơi hoặc một câu chuyện, bộ phim mà bé thích. Còn đối với người lớn, bạn cần chọn chủ đề dựa trên sở thích cũng như những vấn đề mà người đó quan tâm. Chẳng hạn bạn có thể sử dụng chủ đề của buổi tiệc bằng một nhân vật trong một bộ phim mà người đó thích và dụ khị đôi chút để người đó ăn mặc giống với chủ đề đó.
Lưu ý một điều đó là các bạn cần chuẩn bị thức ăn, đồ trang trí cũng như các hoạt động tổ chức xung quanh chủ đề đó. Như vậy, nếu muốn tổ chức một buổi tiệc theo chủ đề đại dương, các bạn cần chọn địa điểm ở gần biển hoặc trang trí sao cho mọi người khi mới nhìn vào sẽ hình dung ra ngay hình ảnh của biển. Phục vụ cùng đó là những món giải khát và đồ ăm hương vị nhiệt đới.
Lên danh sách khách mời
Xác định rõ ràng từ sớm số lượng khách mời tham dự tiệc, nếu làm kỹ hơn nữa các bạn có thể lưu ý cả về cá tính của nhân vật chính. Nếu không phải người hướng ngoại, họ thích các bữa tiệc bất ngờ nhỏ với gia đình và những người bạn thân của họ. Còn nếu họ là người thích đông vui và trò chuyện, bạn có thể mời nhiều người đến dự tiệc.
Bạn cũng có thể nhờ một người giúp bạn lên kế hoạch và tạo sự ngạc nhiên, đặc biệt là người đó cũng đồng tình với ý tưởng tổ chức của buổi tiệc.
Khách được mời tham dự buổi tiệc
Để lên một danh sách khách mời không sót một ai, các bạn có thể tạo một trang sự kiện trên mạng xã hội hoặc gọi điện để mời họ đến tham dự. Các bạn có thể gửi thư mời bằng giấy nhưng nên tránh sử dụng cách này để nhân vật chính không tình cờ bắt gặp và phát hiện ra kế hoạch. Và các bạn cũng nên nói rõ với những người khách mời để họ biết đây là một buổi tiệc bất ngờ.
Suy nghĩ về tình huống khách dự khi đến tham dự nên đem quà hay thứ ăn đồ uống góp phần vào.
Cách chọn địa điểm cụ thể để tổ chức sinh nhật vui vẻ
Bạn có thể tổ chức tiệc ở bất cứ đâu mà mình muốn. Nhưng địa điểm đó cần đủ không gian cần thiết cho tất cả khách mời. Còn với cách tổ chức sinh nhật thật hoành tráng, Xinh Event khuyên bạn nên thuê một hội trường. Nếu buổi tiệc chỉ có khoảng một chục người tham dự, bạn tốt nhất nên đặt chỗ ở một nhà hàng nhỏ, điều này sẽ giúp cho buổi tiệc ấm cúng hơn.
Còn nếu các bạn tổ chức bữa tiệc ở ngay nhà của nhân vật chính, tại nơi ở của họ hoặc ngay tại nhà hàng, công viên, bất cứ nơi nào giúp bạn có được cách tổ chức sinh nhật bất ngờ.
Khi muốn thuê một địa điểm tổ chức tiệc, các bạn cần tìm thật chi tiết về nơi đó chẳng hạn như chi phí, chất lượng dịch vụ, hệ thống âm thanh ở đó cũng như hỏi xem quy định về thức ăn cũng như quy định của họ về việc trang trí. Việc đó sẽ giúp các bạn tránh những trường hợp sai phạm không cần thiết.
Chọn thời gian cụ thể để tổ chức tiệc sinh nhật bất ngờ.
Bên cạnh việc làm đúng ngày sinh nhật của người ấy, các bạn cũng có thể tạo cho họ một sự bất ngờ nho nhỏ khi lựa chọn trước một hai ngày. Bất cứ ngày này cũng được những phải đảm bảo chọn ngày và giờ sao cho thuận tiện nhất với số đống những người dự tiệc cũng như nhân vật chính.
Hỏi dò nhân vật chính có muốn đi chơi với ai vào ngày bạn chuẩn bị buổi tiệc không. Trường hợp họ nói đã có kế hoạch khác, buộc lòng bạn phải thay đổi để phù hợp với người đó.
Nếu được các bạn cần tránh tổ chức tiệc sinh nhật bất ngờ sau ngày sinh nhật của họ, như vậy sẽ khiến họ nghĩ bạn không nhớ ngày quan trọng của họ.
Chuẩn bị đồ ăn thức uống cho buổi tiệc hôm ấy.
Các buổi tiệc sinh nhật đa số đều phục vụ ăn uống. Cách làm sinh nhật cho trẻ nhỏ, các bạn có thể tìm hiểu, lựa chọn những món ăn thông thường dành cho các buổi tiệc sinh nhật, nước trái cây, bánh quy, bánh cupcake,… Còn đối với các buổi tiệc sinh nhật cho người lớn, cần phục vụ những món ăn không tốn quá nhiều thời gian để chuẩn bị và dễ ăn. Nếu không muốn mất nhiều thời gian nấu ăn, các bạn có thể cân nhắc đặt thức ăn làm sẵn tại nhà hàng. Các bạn sẽ có thêm thời gian để chuẩn bị những thứ khác cho buổi tiệc.
Các bạn nên chọn cách chuẩn đồ ăn sao cho phù hợp với thời gian dành cho việc chuẩn bị buổi tiệc. Lấy thí dụ, nếu muốn trang trí cho người đó ngay sau khi tan sở những ngày làm việc, bạn cần chuẩn bị sẵn một buổi ăn hoàn chỉnh. Còn với những buổi tiệc diễn ra vào buổi chiều cuối tuần, bạn có thể phục vụ thức uống và đồ ăn nhẹ.
Chương trình chính giúp bữa tiệc bất ngờ
Trang hoàng cho buổi tiệc tại nơi ở của nhân vật chính
Trong trường hợp bạn muốn tổ chức sinh nhật cho một người ngay tại nơi ở của họ (có thể là nhà hoặc phòng trọ), bạn cần phải chờ sao cho họ không có ở nhà và thực hiện gấp rút. Sử dụng những món phụ kiện trang trí gọn, dễ dàng mang theo mà không sợ bị phát hiện cũng như không tốn quá nhiều thời gian chuẩn bị.
Một lưu ý nữa đó là các bạn nên tránh trang trí ở những nơi gần cửa sổ khiến vị khách của chúng ta phát hiện trước khi bước vào nhà.
Không bắt buộc phải trang trí cầu kỳ khi không có nhiều thời gian. Và trang trí phòng tiệc chính trước rồi mới chuyển sang trang trí các phòng tiệc khác khi còn dư dã thời gian.
Cách tổ chức tiệc sinh nhật đơn giản đối với buổi tiệc tổ chức ở địa điểm khác
Trường hợp chuẩn bị cho cách tổ chức sinh nhật ở một địa điểm khác không phải là nơi ở của người đó, các bạn sẽ thuận lợi hơn khi có thời gian nhiều hơn để chọn chủ đề cũng như trang hoàng cho buổi tiệc mà không sợ bị người đó phát hiện. Màu sắc chủ đạo phải là màu mà nhân vật chính yêu thích cùng với các món phụ kiện sinh nhật thông thường như bong bóng bay và các băng giấy màu.
Vị trí lối vào phòng tiệc nên tránh không tiết lộ sự bất ngờ, chính vì lẽ đó bạn nên tránh trang trí dọc lối vào buổi tiệc.
Các bạn cũng có thể nhờ những vị khách tham dự trang trí cùng trước khi người đó đến.
Nói rõ cho khách mời biết về chi tiết của buổi tiệc
Để tổ chức một buổi tiệc bất ngờ, các bạn có thể nhờ khách mời dự tiệc chuẩn bị cùng mình. Khi gửi lời mời đến họ, bạn hãy để lại thật chi tiết thông tin. Nên gọi điện trực tiếp hoặc sử dụng một trang mạng xã hội mà người đó không đọc được. Cho khách mời biết cụ thể chỗ đậu xe, nơi đặt quà cũng như đồ ăn khi đến buổi tiệc, quy trình cũng như thời gian của từng chương trình trong buổi tiệc, thời gian chính xác cần có mặt (các bạn nên trừ hao trước 30 để có thể tạo bất người).
Nhắc nhở khách mời tránh để họ tiết lộ cho người ấy, để có thể làm điều đó các bạn nên nói cho quá nhiều người, đặc biệt là những người không dự tiệc. Điều này sẽ giảm rủi ro nhân vật chính biết được.
Chọn một người đáng tin tưởng để “hộ tống”
Lựa chọn thật kỹ lưỡng để lựa chọn một người đi kèm nhân vật chính trong khi bạn lên kế hoạch cũng như chuẩn bị cho buổi tiệc. Bạn nên chọn một người có thể khiến cho nhân vật chính cảm thấy thoải mái nhất khi ở cùng (có thể là người yêu, vợ, chồng hoặc bạn thân). Công việc của người này sẽ là đánh lạc hướng cũng như dẫn dắt, đánh lạc hướng cũng như dẫn dắt người đó trước khi đến thời điểm tạo khoảnh khắc bất ngờ.
Nói cho người đi cùng thật cẩn thận để có thể tương tác với nhau để có thể thêm thời gian khi chưa chuẩn bị kịp hoặc đưa nhân vật chính đến buổi tiệc.
Sử dụng kế sách “điệu hổ ly sơn”
Cách hiệu quả nhất để đánh lạc hướng vị khách mời đặc biệt của chúng ta đó chính là tạo một sự kiện giả nhưng quen thuộc với họ. Có thể là nhờ “người hộ tống” dẫn họ ra ngoài ăn, mua sắm hoặc đi xem phim với những chương trình mà họ quan tâm đến, vị khách đặc biệt sẽ hào hứng tham gia mà không một chút do dự.
Đối với cách tổ chức sinh nhật ở nhà, bạn có thể nhờ “người hộ tống” rủ đi mua sắm, xem phim hay tập thể dục, bất cứ việc gì thú vị khiến họ không muốn về nhà.
Và trước khi đi cần đảm bảo nhân vật chính phải ăn mặc phù hợp với chủ đề, màu sắc mà các bạn sẽ tổ chức. Đây là một điều không dễ nhưng không phải là không có cách và nếu là người thân của người đó chắc chắn các bạn sẽ có cách để thuyết phục họ hóa trang theo đúng chủ đề của buổi tiệc.
Kiểm tra cẩn thận lại danh sách công việc trước khi buổi tiệc bắt đầu diễn ra
Kiểm tra cẩn thận lại những công việc cần chuẩn bị trước khi buổi tiệc bắt đầu. Đảm bảo không bỏ sót một khâu nào trong buổi tiệc, đó là mục đích khi bạn lập danh sách công việc. Liệt kê thật rõ ràng những việc cần làm, từ những việc như chuẩn bị đồ ăn, thức uống, phụ kiện trang trí, hệ thống âm thanh, ánh sáng cho đến chương trình trong lúc diễn ra buổi tiệc,… Có danh sách không có nghĩa là các bạn làm việc một mình, các bạn có thể giao việc cho những khác mời khác khác cùng thực hiện.
Chẳng hạn như công việc bật tắt đèn, chuẩn bị bài hát khi nhân vật chính bước vào và những công việc khác, ngay cả việc nhờ mọi người canh chừng phòng hờ nhân vật chính trở về đột xuất.
Chuẩn bị sẵn công việc cho khách mời
Để chương trình khi bước vào thời khắc quan trọng diễn ra được suôn sẻ, các bạn cần chuẩn bị cụ thể những công việc cho khách mời và dặn họ thật cẩn thận. Hướng dẫn họ để tránh không ai vô tình làm mất đi sự bất ngờ. Bạn mới có thể bảo tất cả mọi người reo hò một cách vui mừng và chúc mừng sinh nhật hoặc cũng có thể những giấu người khách dự tiệc trong từng phòng để nhân vật chính bước vào và lần lượt tìm thấy những người thân, bạn bè mình.
Bí mật nhờ nhân vật chính lên kế hoạch tổ chức sinh nhật của mình
Bằng cách đề nghị họ lên kế hoạch tổ chức sinh nhật bất ngờ cho một người khác. Các bạn có thể đánh lạc hướng nhân vật chính. Bạn hãy hẹn họ gặp mình tại một căn phòng không trang trí bất cứ gì. Đến đúng thời điểm, bạn hãy dẫn họ vào phòng và quan sát phản ứng của họ.
Với buổi tiệc được tổ chức ở nhà, bạn có thể trang hoàng căn phòng chính, rồi hẹn gặp người đó ở sau nhà. Khi mói thứ đã đâu vào đấy, bạn có thể từ từ dẫn họ vào căn phòng đã được trang trí.
Giả vờ nói với nhân vật chính rằng bạn quên một điều gì đó
Khi việc đánh lạc hướng đang diễn ra suôn sẻ và nhân vật chính đang không đề phòng gì, bạn có thể khéo léo nói với họ rằng mình để quên một thứ gì đó quan trọng ở nhà và cần quay về lấy. Với cách này, bạn sẽ đổi hướng đưa người đó trở về nhà mà không gặp bất cứ nghi ngờ gì từ người đó.
Nên lưu ý đây là cách tổ chức tiệc sinh nhật bất ngờ chỉ áp dụng ở nhà người quen hoặc nhà của nhân vật chính.
Rủ nhân vật chính cùng bạn đi làm một việc vặt nào đó. Nếu định tổ chức buổi tiệc ở đâu đó (chẳng hạn như nhà hàng hoặc công viên), bạn hãy hẹn gặp nhân vật chính. Sau khi nói chuyện vài câu, bạn hỏi xem họ có sẵn lòng đi cùng bạn làm việc linh tinh nào đó không, và dẫn họ đến buổi tiệc.
Ví dụ, hai bạn có thể đi uống cà phê với nhau. Sau một lúc, bạn hãy hỏi, “Mấy hôm trước mình bỏ quên áo khoác ở nhà hàng dưới phố. Bạn đi với mình ghé qua lấy được không?”
Đề nghị nhân vật chính giúp đỡ hoặc cùng mình làm một việc vặt nào đó
Đây là cách mà các bạn có thể đánh lạc hướng người đó không chỉ với các buổi tiệc ở nhà mà cả những sự kiện ở nhà hàng hoặc nơi khác. Hẹn gặp nhân vật chính, sau đó nói một lý do, hỏi xin sự giúp đỡ hoặc đề nghị người đó giúp mình giải quyết một số việc linh tinh. Khi đã đến giờ G, các bạn có thể dẫn họ đến buổi tiệc.
Ví dụ thực tế, hai bạn có thể cùng nhau đi uống cà phê. Rồi đưa ra một đề nghị, chẳng hạn như lấy một lý do “Mấy hôm trước bạn bỏ quên áo khoác ở nhà hàng dưới phố”, nhà hàng ở đây là nơi tổ chức buổi tiệc và đề nghị dẫn họ đến đó lấy cùng mình.
Báo trước cho nhóm tổ chức tiệc sinh nhật.
Trước thời gian đã định tầm 10 phút trước khi đưa nhân vật chính trở về các bạn hãy chủ động liên hệ báo với bên tổ chức trước khi đưa người khách về. Để tránh không bị lộ bí mật, cần bố trí một người đứng “gác” ngay lối vào để kịp thời báo động cho mọi người đang chuẩn bị khi thấy bóng dáng nhân vật chính chuẩn bị trở về.
Việc thông báo như vậy đôi khi các bạn sẽ thấy là dư thừa hoặc không cần thiết, nhưng nếu trong các hoạt động chuẩn bị các bạn có sử dụng các tiết mục thả bóng bay, tung hoa giấy hoặc bắn kim tuyến thì các bạn sẽ thấy rõ được tầm quan trọng của những hoạt động này. Chắc chắn các bạn sẽ không muốn mình làm hỏng buổi tiệc khi tạo bất ngờ cho một người khách mời khác chứ không phải vị khách đặc biệt của chúng ta.
Cảm ơn các bạn đã dành thời gian đọc bài viết của Xinh Event. Nếu các bạn có mong muốn sử dụng các dịch vụ trang trí của Xinh Event để giảm bớt công việc chuẩn bị cũng như tiết kiệm thời gian chuẩn bị, chúng tôi sẽ luôn sẵn sàng phục vụ với những sản phẩm trang trí cổng chào sinh nhật, backdrop sinh nhật, trang trí bàn quà sinh nhật,… thiết kế cũng như cung cấp các sản phẩm trang trí theo chủ đề cho từng buổi tiệc sinh nhật, cho thuê chú hề thổi bong bóng, con rối hơi, chú hề tạo hình và nhiều dịch vụ sự kiện khác theo yêu cầu khách hàng đề ra.
Giới thiệu dịch vụ tổ chức sinh nhật tại Xinh Event
Dịch vụ tổ chức sự kiện Xinh Event Là dịch vụ được thành lập năm 2012 và với hơn 8 năm hoạt động trong lĩnh vực trang trí sự kiện, Xinh Event không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ của mình để phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn nữa. Với các sản phẩm trang trí sinh nhật, trang trí khai trương, tiệc cưới, tất niên, trung thu, giáng sinh cùng nhiều sự kiện khác theo yêu cầu khách hàng đề ra.
Để biết thêm những thông tin chi tiết, các bạn có thể liên hệ với chúng tôi theo những thông tin bên dưới. Với đội ngũ tư vấn viên nhiệt tình đầy kinh nghiệm của mình, chắc chắn các bạn sẽ nhận được những thông tin cần thiết cho sự kiện mà mình đang chuẩn bị.
Thông tin chi tiết về sản phẩm , xin liên hệ:
Địa chỉ: 17/7 Tân Thuận Tây, Phường Bình Thuận Quận 7.
Số Hotline: 090 908 4174 – 090 955 4174.
Bài Viết Liên Quan Bạn Sẽ Thích
- Cách tổ chức sinh nhật cho người yêu bất ngờ và lãng mạn
- Cách trang trí sinh nhật tại nhà bằng bong bóng
- Những cách ghi thiệp mời thôi nôi hấp dẫn cho phụ huynh
- Hướng dẫn các bạn cách tổ chức sinh nhật chỉ có 2 người lãng mạn
- Kịch bản chương trình tổ chức sinh nhật
- Tổng hợp cách thổi bong bóng chuẩn bị cho 1 buổi tiệc sinh nhật đơn giản
- Tổng hợp các backdrop sinh nhật công ty đẹp và phù hợp