Bất cứ cửa hàng nào dù quy mô lớn hay nhỏ thì việc khai trương vẫn là sự kiện có vai trò hết sức quan trọng và có ý nghĩa vô cùng to lớn. Bài viết hôm nay công ty tổ chức sự kiện Xinh Event sẽ giới thiệu với các bạn quy trình tổ chức khai trương tại cửa hàng.
5 bước quan trọng trong quy trình tổ chức khai trương tại cửa hàng
Bước 1. Tự lên kịch bản tổ chức khai trương cửa hàng của mình.
Tổ chức khai trương cửa hàng việc đầu tiên cần có thông tin của sự kiện để có thể xác định hướng đi, cách thiết kế, thực hiện cho sự kiện. Để việc tổ chức có thể đáp ứng được các yêu cầu cùa cửa hàng mình cần có những thông tin cơ bản như: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian sự kiện bắt đầu, số lượng khách mời dự kiến tham dự, và các yêu cầu khác đối với Event mà bạn mong muốn.
Việc xác định một kịch bản tổ chức khai trương giúp bạn hình thành trong đầu chủ đề của buổi lễ sẽ tổ chức cũng như các công đoạn cần thực hiện trong suốt cả buổi lễ khai trương.
> THAM KHẢO BÀI VIẾT: Kịch bản tổ chức khai trương
Bước 2. Setup các hạng mục cần thi công sau khi lên kịch bản
Để việc tổ chức lễ khai trương không xảy ra sai sót không thể thiếu việc set up các hạng mục trước khai thi công. Cần xác định rõ:
- Trang trí: Cổng chào khai trương, băng rôn, banner, trụ trang trí, khung hình,…
- Sân khấu khai trương, Thảm trải sàn sân khấu, âm thanh, ánh sáng, backdrop, máy chiếu, màn hình,…
- Vị trí ghế ngồi cho khách mời và đại biểu, khu vu chơi nêu có thiếu nhi đi chung phụ huynh,…
- Khu vực tiếp tân: quầy lễ tân, bàn thức ăn đồ uống.
- Các thiết bị và đồ dùng trong buổi tiệc. Mái che, quạt, máy lạnh, pháo hoa, nước uống.
Bước 3. Tiến hành kiểm tra trước khi thi công trang trí trong quy trình tổ chức lễ khai trương cửa hàng.
Trước khi tiến hành thi công cần kiểm tra và chuẩn bị các việc cần thi công trước khi bắt đầu vài tiếng. Các khâu chuẩn bị cần có:
Kiểm tra các khu vực gần địa điểm tổ chức:
Chuẩn bị banner ở lối đi cũng như các địa điểm xung quanh khu vực tổ chức sự kiện.
Treo băng rôn ở khu vực ở giữa cổng chào.
Dựng cổng chào, trụ bóng trước cửa chính đán khách.
Đặt các lẵng hoa, bong bóng in logo, standee chúc mừng trước cổng chào hoặc ngay tại bàn tiếp tân.
Dựng dây trang trí dọc theo đường đón khách.
Chuẩn bị cho sân khấu:
Dùng thảm đỏ, hoa tươi cũng như backdrop để trang trí sân khấu sự kiện. Set up các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn chiếu và các thiết bị trình chiếu.
Nếu trực tiếp điều hành việc tổ chức thì chắc hẳn bạn sẽ nắm rõ các công việc cần chuẩn bị cho tiệc khai trương cửa hàng. Nhưng các nhân viên thì chưa chắc đã đủ năng lực cũng như trách nhiệm để thực hiện công việc bạn đã giao và thiếu sót cũng là điều không thể tránh khỏi. Do đó ngoài việc lựa chọn người thực hiện cũng phải có những kế hoạch phòng hờ cho những sai sót đáng tiếc xảy ra sẽ góp phần hết sức quan trong cho quá trình chuẩn bị của bạn.
Bước 4. Những việc cần làm khi buổi lễ diễn ra để đảm bản cho việc tổ chức khai trương cửa hàng diễn ra tốt đẹp.
Để việc tổ chức chức khai trương cửa hành diễn ra được trọn vẹn nhất, các công việc trong buổi lễ khai trương cũng cần phải chuẩn bị cẩn thận.
Tiếp đón khách đến dự tiệc khai trương
Quá trình đón tiếp khách mời sao cho long trọng và chu đáo chính là ấn tượng đầu tiên của những khách đến dự tiệc. Để việc tiếp đón diễn ra tốt đẹp không thể thiếu các bước chuẩn bị sau:
- Cần bố trí nhân viên giữ xe cũng như nhân viên bảo vệ, tiếp tân nhận hoa chào mừng từ khách và hướng dẫn khách vào dự tiệc.
- Thuê các đội lân sư rông hoặc những đoàn biểu diễn văn nghệ đón khách.
- Nhân viên Mascot đón khách ngộ nghĩnh
Nội dung chương trình khai trương bao gồm
- MC giới thiệu chương trình.
- Các nhóm múa, ca sĩ biểu diễn văn nghệ mở đầu chương trình khai trương.
- Lãnh đạo công ty phát biếu đầu chương trình khai trương.
- MC giới thiệu lý do cùng với các thành phần khách mời.
- Lãnh đạo công ty phát biểu khai mạc buổi lễ khai trương.
- Lãnh đạo công ty tiến hành thực hiện nghi thức cắt băng khánh thành.
- Tiếp tục với nghi thức khui sâm panh.
- Dẫn khách mời tham quan cửa hàng, giới thiệu cho khách mời các thắc mắc về các hoạt động, các sản phẩm dịch có ở cửa hàng.
- Khách tham dự và ban lãnh đạo bước vào dự tiệc.
- Tiến hành tặng quà và tiễn khách ra về.
- Tháo dỡ và thu gọn thiết bị, dọn dẹp vệ sinh sau khi chương trình khai trương kết thúc.
Để việc tổ chức khai trương cửa hàng diễn ra tốt đẹp và để lại ấn tượng sâu trong long khách mời tất cả phụ thuộc vào việc xây dựng cũng như lên kế hoạch tổ chức có điểm nhấn. Một MC dù cho tốt đến đâu, các tiết mục văn nghệ dù có hay đến đâu mà chương trình khai trương cửa hàng không có điểm nhấn nào cụ thể cũng sẽ không để lại ấn tượng lâu dài cho khách tham dự.
>> BÀI VIẾT CÓ THỂ CÓ ÍT CHO BẠN: Cách thức tổ chức lễ khai trương công ty
Bước 5. Cần thấy được những rủi ro trước mắt để có cách giải quyết trước khi tổ chức khai trương cửa hàng.
Các công đoạn chuẩn cho việc tổ chức khai trương cửa hàng sẽ không có ý nghĩa gì nếu không nắm được các rủi ro xãy ra trong quá trình thực hiện tổ chức.
Nếu đây là lần đầu bạn tổ chức khai trương và bạn chưa có kinh nghiệm cho việc này hay bạn đã có kinh nghiệm tổ chức nhưng nhóm công tác thì chưa đủ năng lực. Chúng tôi sẽ giới thiệu những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công tác tổ chức khai trương cửa hàng:
- Thời gian trên lý thuyết được phân bố không hợp lý do các khâu thực hiện cần thời gian quá nhiều trong khi thời gian thực hiện lại quá ngắn.
- Thiếu ý tưởng sáng tạo cho kịch bản chương trinh nên ít để lại ấn tượng cho người tham dự.
- Nhà cung cấp các dịch vụ đội giá và bạn không thuộc nhóm khách hàng thân thiết của họ.
- Nhân lực thiếu chuyên môn, thiếu trách nhiệm, không hoàn thành công việc theo yêu cầu.
- Điều kiện thời tiết thất thường,…
Với những gợi ý về các bước thực hiện tổ chức khai trương cửa hàng mà chúng tôi đã gữi đến các bạn ở trên hy vọng sẽ giúp các bạn có được những kiến thức hữu ích cho việc tổ chức sắp tới cho công ty của bạn.
Mọi thắc mắc các bạn liên hệ về công ty tổ chức sự kiện Xinh Event
HOTLINE: 090.908.4174 – 090.955.4147
EMAIL: lienhe@bongbongxinh.com
