7+ Hướng dẫn cách làm tổ chức khai trương chuyên nghiệp

Lễ tổ chức khai trương là gì ?

Hiện nay, “lễ khai trương” là cụm từ không chỉ quen thuộc mà còn là buổi lễ không thể thiếu của bất kì doanh nghiệp lớn, nhỏ, trong và ngoài nước đều thực hiện. Theo xu hướng hiện đại hoá, trang trí lễ khai trương không chỉ đơn thuần với chiếc cổng chào, lẵng hoa đơn giản nhưng dịch vụ trang trí lễ khai trương ngày nay đã được lên kế hoạch.

Chuẩn bị một cách chỉn chu mọi khâu từ hình ảnh, cách trang trí, cách thức tổ chức, nội dung chương trình, nhằm đem đến cho khách mời sự trân trọng và cảm nhận được thông điệp mà chủ doanh nghiệp muốn gửi gắm đến không chỉ cho toàn bộ nhân viên mà còn là những khách hàng, đối tác tiềm năng.

Ông bà ta thường có câu “đầu xuôi đuôi lọt”,  sự kiện tổ chức khai trương càng lớn, càng được đầu tư kỹ lưỡng, thành công rực rỡ cũng là minh chứng cho cả tâm huyết của chủ doanh nghiệp, chủ cửa hàng cũng như sự mong ước, tin tưởng rằng việc kinh doanh sẽ ngày càng thuận lợi, phát triển tốt cho cả những năm tháng sắp đến. Chúng tôi xin giới thiệu trang trí sự kiện không thua gì các dịch vụ tổ chức khai trương bên ngoài thị trường.

Lễ khai trương hay tiếng anh còn gọi là Grand Opening

Lễ khai trương được biết đến với tên tiếng anh quen thuộc là Grand Opening, cụm từ này được sử dụng cho trang trí khai trương spa, khai trương cửa hàng của các chủ nước ngoài hoặc trường học. 

Nhiều người khi bắt đầu mở ra một cửa hàng hay một mảng kinh doanh bất kì vẫn còn băn khoăn không biết nên làm gì cho buổi lễ tổ chức khai trương thêm phần độc đáo, riêng biệt mang đậm sắc thái cá nhân hoặc của công ty.

Dù là buổi lễ đơn giản hay nhiều tiết mục, thì các bước sau là điều tất yếu các bạn cần liệt kê ra để là tiền đề cho các bước chuẩn bị lễ khai trương thêm phần đầy đủ.

Đã từng là một dịch vụ tổ chức khai trương thì chúng tôi cũng hướng dẫn một cách thực tế những cách mà chúng tôi đã từng làm hy vọng quý công ty sẽ tham khảo thêm. Nếu bạn là chủ của một doanh nghiệp hay trưởng phòng marketing hoặc được giao nhiệm vụ tổ chức khai trương cho công ty, bạn nên chuẩn bị:

1. Cổng chào trang trí để tổ chức khai trương
2. Banner, Backdrop, Thiệp mời và các hạng mục thiết kế khác cho buổi tổ chức khai trương
3. Nhân sự nội bộ, MC, PG trong ngày tổ chức khai trương
4. Âm thanh, ánh sáng dùng trong sự kiện khai trương
5. Lập danh sách khách mời và liên hệ khách mời 
6. Lập ngân sách chi phí trong buổi lễ khai trương
7. Tìm dịch vụ thực hiện các hạng mục, hoặc công ty – dịch vụ tổ chức, trang trí khai trương trọn gói.

Nếu bạn là chủ một cửa hàng nhỏ, bạn thích sự đơn giản nhưng không kém phần trang trọng, tỉ mỉ, bạn có thể lựa chọn những cách sau để sự kiện tổ chức khai trương cửa hàng, khai trương spa,…

1. Trang trí cổng chào bong bóng trong ngày tổ chức khai trương
2. Trang trí khu vực sảnh, bên trong khu vực
3. Chuẩn bị tiệc nhẹ trong sự kiện tổ chức khai trương

Tuy nhiên, song hành với sự cật lực chuẩn bị của chủ cửa hàng, các doanh nghiệp, rất nhiều người khi được làm khách mời vinh dự cũng thường đặt ra câu hỏi: “Liệu tôi nên chuẩn bị gì, cần mua quà gì khi đến lễ tổ chức khai trương?”

Ai cũng muốn thể hiện tình cảm chân thành đến chủ cửa hàng, chủ doanh nghiệp khi đến buổi lễ khai trương với những món quà đặc sắc như lời chúc mừng và cầu chúc cho cửa hàng, doanh nghiệp sẽ luôn thuận buồm xuôi gió, phát triển bền vững. Và đây, những món quà không thể đặc sắc hơn, vừa trịnh trọng vừa nói lên tâm tư của người tặng dành cho chủ cửa hàng, doanh nghiệp trong sự kiện khai trương:

1. Hoa tươi mừng khai trương (lẵng hoa, bó hoa chúc mừng)
2. Rượu mừng khai trương
3. Mô hình thuyền buồm
4. Quả cầu pha lê trang trí
5. Tranh ảnh mừng ngày khai trương: tranh thuyền buồm, tranh ngựa – mã đáo thành công
6. Bộ bình ly sang trọng cho ngày tổ chức khai trương
7. Chậu hoa tươi đẹp chúc mừng ngày khai trương
8. Cây trang trí cửa hàng, công ty mừng sự kiện tổ chức khai trương

Dịch vụ tổ chức khai trương

Hầu hết các khâu để chuẩn bị cho ra mắt cửa hàng, điều phối công việc, nhân viên đã chiếm hầu hết thời gian của chủ cửa hàng, chủ công ty, doanh nghiệp, nên việc cần có một đội ngũ, một dịch vụ đứng ra lên ý tưởng, thực hiện, tổ chức khai trương cửa hàng, khai trương spa hoặc khai trương công ty là yếu tố cần và đủ thiết thực mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn có được.

Tuy nhiên, với hàng trăm sự lựa chọn hiện nay thì với cương vị là người đứng ra tổ chức, bạn sẽ chọn mặt gửi vàng cho ai, dịch vụ nào hay công ty nào?

Câu trả lời tuỳ thuộc vào mục tiêu, ngân sách, sở thích của chính bạn hay của toàn công ty. Từ ngân sách, kế hoạch đề ra, việc lựa chọn một dịch vụ tổ chức khai trương phù hợp là điều rất dễ dàng có thể thông qua người thân, đối tác hoặc các dịch vụ được xác nhận uy tín và đang hoạt động trong khu vực mà bạn cần thực hiện.

Cách trang trí lễ tổ chức khai trương

Lễ khai trương là dịp trọng đại đánh dấu cột mốc hình thành cho một cửa hàng hay một công ty.

Với nhiều cách thức, tiết mục khác nhau, tùy vào nhu cầu, mục đích mà mỗi cá nhân là chủ cửa hàng hay chủ doanh nghiệp đề ra mà lễ khai trương được ra đời với một hình thức hoặc một kịch bản khác nhau.

Với cách trang trí khai trương cũng thế, bạn có thể lựa chọn 1 hình thức hoặc phối hợp nhiều hình thức sao cho hài hoà và phù hợp nhất và tốt nhất là bạn nên liệt kê cụ thể những mong muốn để trả lời cho câu hỏi “Nên tổ chức khai trương như thế nào?”

Trang trí lễ khai trương với bong bóng

Trang trí bong bóng không còn quá xa lạ với người dân Việt Nam hiện nay. Việc trang trí bong bóng không chỉ đơn thuần gắn bóng xung quanh cửa hàng đơn sơ như trước đây nhưng trang trí bong bóng cho khai trương.

Ngày nay đã nâng cấp như một loại hình nghệ thuật đặc sắc, cần có sự đầu tư, kiến thức trong việc phối hợp màu sắc, kiểu dáng, các loại hình trang trí sao cho phù hợp với không gian trang trí, gia tăng tính mỹ thuật và kích thích thị giác của mọi thành phần.

Trang trí lễ khai trương với bong bóng có thể cho ra đời những chiếc cổng chào trang trọng hoặc vui tươi đầy màu sắc, hoặc hấp dẫn hơn, nghệ thuật hơn khi có sự kết hợp của hoa tươi hoặc hoa vải trang trí đính kèm hoặc dòng chữ “GRAND OPENING” kết hợp bằng bóng kiếng nổi bật

Trang trí lễ khai trương chắc hẳn không thể thiếu backdrop làm nổi bật chủ đề công ty, cửa hàng hướng đến. Mọi thứ sẽ trở nên chỉn chu và nổi bật hơn khi có sự phối hợp hài hoà của đường viền bong bóng được thực hiện bởi các nghệ nhân của Công ty TNHH Bong Bóng Xinh (Xinh Event)

Ngoài ra, trang trí lễ khai trương bằng bong bóng còn được thực hiện bởi những chiếc bong bóng bay (sử dụng khí heli để đảm bảo an toàn cho người sử dụng), hoặc dòng chữ GRAND OPENING, các mục như bóng jumbo, trang trí khu vực photo booth, bóng in logo để phát cho khách hàng như một hình thức marketing thông minh.

Tất cả đều được đội ngũ nhân viên công ty TNHH Bong Bóng Xinh (Xinh Event) tư vấn tận tình sau khi trao đổi, đến tận nơi khảo sát để cho chủ cửa hàng, doanh nghiệp có những cái nhìn tổng quát, sự lựa chọn đúng đắn phù hợp với kinh phí đề ra nhưng mang lại hiệu quả tối ưu nhất.

Tổ chức sự kiện khai trương với hoa tươi

Dường như trong các dịp trọng đại, hoa tươi là điều không thể thiếu và được lựa chọn hàng đầu trong việc lựa chọn thành phần để trang trí lễ khai trương và nhất là trang trí bàn tiệc lễ khai trương cho sự kiện trang trí khai trương nhà hàng, trang trí khai trương spa hoặc một dịch vụ làm đẹp.

Trong lễ khai trương, hoa tươi được sử dụng rộng rãi với những bình hoa cắm đầy màu sắc trên bục, các bàn tiệc, bàn gallery hoặc chăng là những lẵng hoa tươi và những bó hoa chúc mừng xôm tụ. Tất cả tạo nên không gian trang trọng, rực rỡ.

Tuỳ theo concept, mục đích của buổi lễ khai trương, hoa tươi sẽ được lên ý tưởng về màu sắc, kiểu dáng, vị trí đặt để phù hợp, mang giá trị thẩm mỹ cao nhưng không quá ngột ngạt hay rườm rà làm mất đi sự trang trọng vốn có của buổi lễ khai trương.

Trang trí lễ khai trương bằng banner, backdrop

Trang trí backdrop, banner cho sự kiện khai trương nhà hàng, khai trương các tiệm spa, làm đẹp, khai trương công ty, cửa hàng là điều không thể bỏ qua. Banner, backdrop được thiết kế với tone màu chủ đề của doanh nghiệp, phối hợp với các hoạ tiết như trang trí bong bóng, trang trí hoa tươi cho ngày khai trương.

Banner, backdrop được dùng trang trí trong dịp lễ khai trương không chỉ dùng để làm phông nền chụp hình nhưng còn được sử dụng làm phông nền sân khấu.

Một thiết kế banner, backdrop trong lễ khai trương càng thu hút với tone màu rực rỡ càng làm tăng sự trọng đại, hào nhoáng cho buổi lễ khai trương, giúp lưu lại những hình ảnh, những kỷ niệm đẹp về sự khởi đầu mới của doanh nghiệp, các tiệm spa, nhà hàng, cửa hàng nhỏ trong ngày khai trương.

Tại sao lại sử dụng dịch vụ tổ chức khai trương của Xinh Event

Nếu bạn quá bận rộn với công việc thì hãy để chúng tôi tổ chức sự kiện khai trương thay cho bạn.Khi làm việc với Công ty TNHH Bong Bóng Xinh (Xinh Event) như đại diện đứng ra là dịch vụ trang trí sự kiện khai trương.

Các bạn hoàn an tâm về những chi tiết nhỏ nhất khi chúng tôi có đội ngũ tư vấn, thiết kế để giúp bạn có được những sản phẩm đẹp nhất có thể, là công cụ giúp các bạn ghi dấu từng khoảnh khắc trong sự kiện khai trương trọng đại.

Ngoài ra, việc trang trí khai trương còn được phối hợp bởi nhiều cách thức, hình thức trang trí khác nhau. Công ty TNHH Bong Bóng Xinh (Xinh Event) luôn đề ra mục tiêu sáng tạo, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng cách hợp lý nhất, kinh tế nhất để dù khách hàng có lựa chọn bất kì phương án nào thì chúng tôi sẽ luôn cho ra đời những sản phẩm mang phong cách riêng theo nhu cầu của quý khách.

Kịch bản tổ chức lễ khai trương là gì?

Nhiều người vẫn hay thắc mắc rằng Lễ khai trương nên làm gì? Kịch bản tổ chức lễ khai trương là gì? Làm cách nào để cho buổi lễ khai trương cửa hàng, lễ khai trương nhà hàng, lễ khai trương tiệm spa của mình được trọn vẹn, mang dấu ấn riêng, khiến người tham dự, người đi qua có thể nhớ đến?

Công ty TNHH Bong Bóng Xinh –  dịch vụ trang trí khai trương với kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương hơn 7 năm qua đã đúc kết lại những điểm chính để hỗ trợ bạn có thể chuẩn bị một buổi lễ khai trương đầy đủ chi tiết nhất.

1. Nhân sự nội bộ để làm tổ chức sự kiện khai trương:

Đứng trên cương vị làm chủ, điều trước nhất bạn cần là chọn 1 người đứng ra thay mặt bạn giải quyết các vấn đề hoặc 1 người thân cận nhất để cùng bạn xử lý những việc xảy ra trong buổi lễ khai trương.

Phân công chi tiết cho nhân viên – những người phụ trách từng hạng mục. Song hành theo đó là theo dõi, theo sát tiến độ thực hiện.

2. Banner, backdrop, cổng chào, các hạng mục trang trí cho sự kiện tổ chức khai trương:

Hạng mục chủ chốt, tối quan trọng cho các sự kiện là cổng chào. Một chiếc cổng được trang trí bong bóng đơn giản đến cầu kì, hoặc bằng những lẵng hoa tươi, trải thảm đỏ sẽ được lựa chọn tùy theo mục đích, định hướng của công ty trong buổi lễ khai trương.

Tiếp đến là banner, backdrop được lựa chọn kích thước, vị trí đặt phù hợp, lựa chọn tone màu sắc chủ đạo, nội dung thể hiện trên backdrop là gì và tiếp tục lên thiết kế, chỉnh sửa cho đến khi ra đời bản thiết kế cuối cùng ưng ý nhất.

Điều quan trọng, nếu không để ý thì việc trang trí sẽ bị rối rắm đó là về tone màu sắc, các bạn nên lựa chọn màu sắc chủ đạo cho buổi lễ tổ chức khai trương từ ban đầu để thống nhất trong mọi bản thiết kế, giúp hoà hợp cũng như là cách marketing nhận diện thương hiệu cách hiệu quả nhất.

Ngoài ra, việc trang trí không gian xung quanh, bàn gallery, trang trí bàn tiệc, bàn khách mời, photo booth, props hay các phụ kiện đi kèm là điều không thể thiếu trong một buổi lễ khai trương hoàn hảo. Lên kế hoạch càng chi tiết, sẽ giúp bạn mở rộng ra những ý tưởng, vật dụng cần chuẩn bị.

3. MC, PG, PB trong buổi lễ khai trương:

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng về kịch bản, MC scripts, tiến trình của buổi lễ tổ chức khai trương sẽ góp phần cho buổi lễ thành công khi MC, PG, PB là những người năm được công việc, nội dung cần truyền tải, cách thức chào đón khách và những nhiệm vụ khác được phân công cụ thể.

4. Tổ chức khai trương cùng dàn âm thanh, ánh sáng:

Tùy vào khuôn viên, quy mô chương trình của sự kiện khai trương mà các bạn có thể lựa chọn gói âm thanh phù hợp. 

Thông thường hiện nay, khi đi khảo sát, tuỳ theo nhu cầu của quý khách, công ty TNHH Bong Bóng Xinh sẽ cân nhắc để tư vấn gói âm thanh – ánh sáng – nhân viên trực phù hợp nhất, tiết kiệm nhất. 

Đi kèm theo gói trang trí để chủ cửa hàng, chủ doanh nghiệp hoặc người phụ trách sự tổ chức khai trương có thể nhẹ nhàng, vơi bớt gánh nặng và được lựa chọn những hạng mục tốt, kinh tế nhất cho buổi lễ tổ chức khai trương cửa hàng, khai trương nhà hàng, tiệm spa hoặc sự kiện khai trương công ty.

5. Lên danh sách khách mời, thiệp mời, liên hệ cho ngày tổ chức khải trương:

Bước tiếp theo trong kịch bản lễ tổ chức khai trương là khách mời – những khách hàng tiềm năng, các đối tác và nhân viên công ty.

Việc chuẩn bị chi tiết, chu đáo từ khâu thiết kế thiệp mời, cách trao thiệp mời viết tay, thiệp mời điện tử đến người tham dự lễ tổ chức khai trương phần nào nói lên sự trân trọng của quý công ty dành cho khách hàng, đối tác, nhân viên khi đến dự chung vui trong buổi lễ tổ chức khai trương.

6. Tiết mục văn nghệ, múa lân chúc mừng tổ chức khai trương :

Buổi lễ tổ chức khai trương sống động không thể thiếu các tiết mục mở màn, văn nghệ chào mừng như:

• Văn nghệ chào mừng
• Múa lân – trống mở màn chúc mừng

Ngoài ra, để chuẩn bị cho sự kiện tổ chức khai trương công ty, khai trương khách sạn, khai trương nhà hàng, khai trương spa hay khai trương cửa hàng,…dù lớn hay nhỏ vẫn sẽ còn rất nhiều chi tiết nhỏ phát sinh. Việc chuẩn bị chu đáo về hình thức, chi phí, lên công việc cụ thể rõ ràng sẽ giúp bạn quản lý được các khâu tổ chức tổ ra.

Công ty TNHH Bong Bóng Xinh – dịch vụ tổ chức, trang trí sự kiện tổ chức khai trương uy tín nhiều năm qua có thể giúp bạn, chúng tôi sẵn sàng tư vấn, cùng bạn lên kế hoạch, trọn gói các khâu tổ chức, trang trí, nhân sự trong buổi lễ khai trương. Tự tin là người bạn đồng hành với các bạn để cùng làm nên một sự kiện khai trương thành công tốt đẹp.