Lễ khai trương là sự kiện giúp doanh nghiệp công bố với khách hàng cũng như các đối tác có thể biết về việc doanh nghiệp mới đó chính thức đi vào hoạt động. Ngoài ra, đây cũng là cơ hội có một không hai để công ty có thể quảng bá hình ảnh, thương hiệu đến với đối tác và khách hàng. Để tổ chức sự kiện khai trương trọn vẹn và mang lại kết quả cao nhất cần có một kế hoạch các bước chi tiết để thực hiện cũng với sự chung tay của một đội ngũ nhân. Sau đây Xinh Event sẽ cùng bạn tìm hiểu các bước tổ chức lễ khai trương trọn vẹn và mang lại kết quả cao.
Nội dung chính
Các bước đầu tiên để tổ chức lễ khai trương trọn vẹn và mang lại kết quả cao chính là lên ý tưởng và dự trù ngân sách:
Lên ý tưởng, hình thành chủ đề cho buổi lễ khai trương sẽ chi phối chi phối toàn bộ sự kiện. Để có thể lên ý tưởng cho lễ khai trương, các dịch vụ tổ chức sự kiện phải trực tiếp làm việc với doanh nghiệp và hiểu được mong muốn của họ đối với buổi lễ khai trương. Dựa trên những mong muốn đó dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ lên kế hoạch thật cụ thể, rõ ràng về hình thức tổ chức, quy mô tổ chức, thực đơn bữa tiệc, các vật dụng sử dụng cho sự kiện…
Dự trù ngân sách cho buổi lễ khai trương
Để các bước tổ chức lễ khai trương thật trọn vẹn và mang lại kết quả cao nhất cần hoạch định ngân sách cho sự kiện thật chi tiết sao cho khớp với những diễn biến trong thực tế của buổi lễ khai trương. Cần tránh tuyệt đối việc để ngân sách đội lên quá cao, phải dự kiến các khoản thu một cách thực tế, chuẩn bị sẵn các phương án dự phong, có kỹ năng điều phối các nguồn tiên sao cho không để thua lỗ.
Lập kế hoạch sự kiện là bước quyết định trực tiếp đến chương trình tổ chức lễ khai trương trọn vẹn.
Một sự kiện thông thường phải mất từ 1 đến 2 tháng để lên kế hoạch và hoàn thành. Vì vậy, bạn cần lập kế hoạch chi tiết và thực tế để tiến hành các hạng mục như: thiếp kế backdrop, thiết kế thiệp mời, in ấn, khảo sát địa điểm, gửi thư mời cho khách hàng… Trong danh sách cần phải chỉ định rõ bộ phận thực hiện cũng như thường xuyên kiểm tra tiến độ của các bộ phận được giao.
Xác định đối tượng khách hàng để tổ chức lễ khai trương trọn vẹn và mang lại kết quả cao nhất
Những bước tổ chức lễ khai trương để có thể dược trọn vẹn và mang lại kết quả cao thì không chỉ các đối tác đang hợp tác trực tiếp mà những khách hàng tiềm năng cũng là mục tiêu chính các doanh nghiệp phải hướng tới. Sự kiện khai trương là cơ hội tốt để quảng bá thương hiệu cũng như các hình ảnh của công ty trước khi đưa vào hoạt động chính thức. Vì vậy, hãy truyền thông thật tốt trước, trong và sau sự kiện để tạo sự lan tỏa. Làm việc này tốt, không chỉ doanh nghiệp được lợi mà danh tiếng của dịch vụ tổ chức cũng được nâng lên đáng kể.
Xác định đối tượng khách hàng
Tiến hành tổ chức lễ khai trương thật chỉn chu trong khâu tổ chức lễ khai trương thật trọn vẹn và mang lại kết quả cao nhất
Sau khi hoàn thành các bước tổ chức lễ khai trương trên thì khâu quan trọng cuối cùng đó là tiến hành tổ chức lễ khai trương thật chỉn chu và chất lượng. Việc này đòi hỏi người tổ chức phải thật chu đáo và tỉ mỉ từ khâu đón khách, tiệc trà cho đến các nội dung chương trình sẽ diễn ra trong trong thơi gian diễn ra lễ khai trương như cắt băng khai trương, lãnh đạo phát biểu…Hãy để doanh nghiệp cảm nhận rằng họ đang lựa chọn người tổ chức dịch vụ phù hợp và sự kiện được tổ chức hoàn toàn xứng đáng với số tiền mà doanh nghiệp bỏ ra.
Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi nhiều kĩ năng và công sức của cả đội ngũ thực hiện. Vì thế, việc lập ra một lịch trình chi tiết các bước tổ chức sự kiện sẽ giúp kiểm soát được khối lượng công việc tốt hơn. Ngoài ra, lịch trình này còn giúp bạn đo lường được hiệu quả trong khâu tổ chức tổ chức cũng như mức độ hài lòng lễ khai trương đem lại cho khách mời dự tiệc.
Các lưu ý để các bước tổ chức lễ khai trương trọn vẹn và mang lại kết quả cao nhất
Về phần nội dung của buổi lễ khai trương.
Để các bước tổ chức lễ khai trương thật trọn vẹn và mang lại kết quả cao trong buổi lễ bạn cần phải tạo được không khí vui vẻ và mang lại hình ảnh tốt nhất của công ty với những hứa hẹn về sự phát triền bền vững sau này. Để làm cho không khí của buổi lễ có phần vui vẻ hơn, bạn nên đan xen những chương trình văn nghệ vào trong chương trình, như vậy chương trình của bạn sẽ không bị nhàm chán với khách mời tham dự.
Về cách trang trí trong buổi lễ
Để các bước tổ chức có thể mang lại sự chú ý của mọi người đến với buổi lễ khai trương thì bạn không thể bỏ qua việc trang trí cho buổi lễ. Điều đó mang lại những hình ảnh, ấn tượng tốt cũng như sự quan tâm của mọi người tới công ty sau này. Vì vậy bạn cần phải tạo dựng được hình ảnh của công ty với các điểm nhấn riêng biệt trong khâu trang trí của buổi lễ.
Lựa chọn nơi tổ chức lễ khai trương
Lựa chọn nơi tổ chức khai trương đem lại hiệu quả cao nhất
Tổ chức thành công một buổi lễ khai trương, khánh thành sẽ hứa hẹn sự phát triển bền vững sau này của công ty và khẳng định được vị thế quan trọng của mình trên thị trường. Vì vậy khi lựa chọn nơi tổ chức tiệc phải làm sao cho cho có thể quảng bá được công tyBuổi lễ này thể hiện sự khởi đầu mới của công ty, vì vậy khi lựa chọn nhà hàng đặt tiệc bạn nên chọn những nhà hàng có uy tín, chất lượng.
Tùy mục tiêu của khách hàng, chúng tôi có thể đưa ra những gói dịch vụ trọn gói nhưng vô cùng tiết kiệm, giúp khách hàng có thể tổ chức một chương trình khai trương hoành tráng như mong đợi nhưng không mất quá nhiều kinh phí. Với những mẫu trang hoạn toàn được thực hiện hoàn toàn bởi bộ thiết kế và thi công theo đúng ý tưởng của bạn. Vì mục tiêu phục vụ các dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, chúng tôi mang đến những giải pháp và đề xuất hợp lý nhất cho chương trình khai trương. Dịch vụ tổ chức sự kiện Xinh Event luôn sẵn sàng phục vụ sự kiện khai trương công ty các bạn với đội ngũ nhân sự tư vấn, thiết kế, trang trí và thi công với nhiều kinh nghiệm và tận tình sẽ cung cấp cho các bạn những giải pháp hiệu quả và hợp lý nhất.
