Kịch Bản Tổ Chức Khai Trương Hoàn Hảo Như Thế Nào?
03 Th6
Ngày khai trương là giai đoạn mà các doanh nghiệp rất háo hức chờ đợi vì là kết quả có được của chuỗi những ngày tháng lao động không ngừng nghỉ của doanh nghiệp. Là niệm tự hào khi đánh dấu sự ra đời công ty, thể hiện mong muốn thành công trong công việc tương lai. Vì vậy một kịch bản tổ chức khai trương hoàn hảo sẽ rất quan trọng trong ngày này.
Tầm quan trọng của một kịch bản tổ chức khai trương là gì?
Lễ khai trương chính là lời chào chính thức của doanh nghiệp đến truyền thông và khách bắt đầu vào hoạt động. Trong buổi lễ này, các doanh nghiệp có thể tận dụng để thực hiện song song kế hoạch quảng bá thương hiệu và sản phẩm, dịch vụ của mình. Đây là bước đi đầu tiên và cũng có ý nghĩa hết sức to lớn vì nó sẽ ảnh hưởng đến công việc trong tương lai. Để có được một kịch bản tổ chức tiệc khai trương hoàn hảo, ta có thể phân công kịch bạn thành kịch bản kỹ thuật và nội dung kịch bản cho lễ khai chương đó.
Kịch bản tổ chức khai trương cho sự kiện thật thành công
Để có được một kịch bản khai trương kỹ thuật cần những gì
Một kịch bản chương trình khai trương tốt nhất và mang lại thành công thì bước đầu để có thể chuẩn bị cho buổi khai trương hoàn hảo. Vậy cần làm những gì để có được một kịch bản kỹ thuật? Để đạt được điều đó ta cần thực hiện hai bước sau:
Chuẩn bị trang trí khu vực tổ chức lễ khai trương
Cách trang trí hội trường buổi lễ khai trương
Trước ngày tổ chức lễ khai trương tầm 1 đến 2 ngày, cần vận chuyển các trang thiết bị, dụng cụ cũng như các đồ trang trí đến địa điểm tổ chức lễ khai trương.
Băng rôn, banner, bóng bay, hoa tươi,…dùng để trang trí cổng chào.
Về sân khấu, trải thảm, cần khung backdrop, các thiết bị âm thanh, ánh sáng cũng như máy chiếu và màn hình chiếu,…
Quy định các vị trí ghế ngồi phía bên dưới sân khấu, phân biệt vị trí ghế ngồi cho đại biểu riêng, khách mời riêng.
Vị trí đặt quầy lễ tân và bàn teabreak phục vụ tiếp đón khách.
Cũng cần phải chuẩn bị những thiết bị khác như mái che, pháo bông, quạt công nghiệp, quạt công nghiệp máy phát điện dự phòng,…
Việc chuẩn bị kịch bản tổ chức khai trương cho một sự kiện quan trọng như lễ khai trương cần rất nhiều hạng mục và công tác sẽ cực kỳ khó khăn khi xay ra những điều ngoài ý muốn. Để có thể thiết kế và trang trí sao cho phù hợp với những nội dung mà công ty đề ra không phải là điều dễ dàng. Bên cạnh đó là việc nếu không biết cách lựa chọn nhà tổ chức dịch vụ có thể làm cho bạn tiêu tốn hàng chục triệu đồng trong khi chi phí phải bỏ ra cho việc tổ chức lễ khai trương có thể thấp hơn nhiều.
Để kịch bản lễ tổ chức khai trương được diễn ra thuận lợi, cần chuẩn bị, kiểm tra các hạng mục thật kỹ lưỡng trước khi buổi lễ diễn ra, cần sắp xếp thời gian cho các khâu cần chuẩn bị và kiểm tra thật hợp lý.
Trang trí ở các khu vực xung quanh nơi tổ chức lễ khai trương.
Banner treo dọc theo lối đi từ cổng chào vào hội trường chính cũng như xung quanh hội trường.
Băng rôn treo giữa khu vực cổng vào đón khách.
Dựng cổng chào, nhà bạt đón khách, đặt các standee giới thiệu buổi lễ cùng các lẵng hoa chúc mừng.
Bố trí tiếp tân cài hoa cho khách và tiếp rước khách vào hội trường chính.
Trải thảm đỏ xuyên suốt lối đi và cọc xích inox ở hai bên dẫn khách vào hội trường tổ chức lễ.
Trang trí, lắp đặt khu vực sân khấu tổ chức
Phía trên sân khấu trải thảm đỏ, thi công backdrop và trang trí hoa tươi.
Lắp đặt các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu.
Chuẩn bị đầy đủ cho quầy lễ tân và bàn teabreak: đặt để cafe, bánh ngọt, nước uống để khách có thể sử dụng trong lúc chờ chương trình diễn ra.
Sắp xếp khu vực ghế ngồi ngay ngắn có bọc áo và gắn nơ, đặt biển tên, nước suốt và cắm hoa tại vị trí ngồi của các đại biểu.
Nếu bạn là người quản lý và điều hành trực tiếp chịu trách nhiệm cho kịch bản tổ chức khai trương thì bạn phải lưu ý về những công việc mà các nhân viên cấp dưới được giao phải đủ năng lực và trách nhiệm để hoàn thành.
Nếu việc phân công và điều phối không được giao cho đúng người thì hậu quả mà người đó gây ra sẽ ảnh hưởng đến các công việc khác đang diễn ra trơn tru. Do đó giao công việc cho “đúng người, đúng việc” là cách tốt nhất để hạn chế những sự cố đáng tiếc có thể xảy ra trong quá trình kịch bản khai trương.
Kịch bản tổ chức khai trương hiệu quả.
Giai đoạn quyết định thành công cho kịch bản lễ khai trương đó chính là kịch bản. Kịch bản này gồm hai nội dung trọng tâm:
Trang trí cổng vào lễ khai trương
Tiếp đón khách tham dự phải được lên kịch bản lễ khai trương trước.
Khi đã có kịch bản buổi lễ khai trương, thì việc tiếp theo cần được xem xét là khách mời. Một lễ khai trương được coi là chuyên nghiệp đầu tiên phải kể đến việc tiếp khách mời đến dự tiệc. Công việc này cần đảm bảo phải diễn ra thật cụ thể và chu đáo:
Bố trí nhân viên bảo vệ hướng dẫn khách đến vị trí giữ xe và lối vào lễ khai trương.
Đội lân sư rồng và văn nghệ phục vụ đón khách trước khi diễn ra lễ.
Đội ngũ tiếp tân chào đón, đưa khách vào hội trường chính và phục vụ khách.
Nội dung chương trình diễn ra trong kịch bản tổ chức khai trương.
MC giới xuất hiện và giới thiệu chương trình.
Ca sĩ, nhóm múa phục vụ chương trình văn nghệ mở màn.
MC tiếp tục tuyên bố lý do của buổi lễ và giới thiệu các vị đại biểu khách mời đến tham dự buổi lễ.
Trình chiếu các video giới thiệu về doanh nghiệp cùng với các sản phẩm, dịch vụ đi kèm.
Lãnh đạo doanh nghiệp tuyên bố khai mạc buổi lễ.
Các lãnh đạo doanh nghiệp và đại biểu tiến hành cắt băng khánh thành.
Các đại biểu thực hiện nghi thức khui sâm panh chúc mừng.
Dẫn khách mời và đại biểu đi tham quan khu vực khai trương, giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ của công ty mình.
MC mời khách tham dự và đại biểu dùng tiệc.
Tiếp tân tiễn khách ra về và tặng quà lưu niệm liên quan đến công ty.
Tháo dỡ, dọn dẹp thiết bị tại địa điểm tổ chức sau khi chương trình kết thúc.
Bạn có thể bỏ ra những phần của “lãnh đạo” để sử dụng làm kịch bản mc khai trương quán cafe vì đây là các bước chuẩn cho 1 sự kiện khai trương và cafe cũng thế. Chắc chắn buổi khai trương cafe đó chắc chắn sẽ thành công như mong đợi của bạn.
Để kịch bản lễ tổ chức khai trương diễn ra được như ý.
Nếu đây là lần đầu tiên tổ chức một kịch bản tổ chức khai trương thì sai sót là điều chắc chắn vì bạn còn thiếu kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương hoặc có kinh nghiệm nhưng nhân sự thực hiện quá non nớt và chưa có khả năng đảm nhiệm công việc được để ra.
Cho nên kịch bản của buổi lễ phải được chăm chút và lên ý tưởng thật tỉ mỉ nếu quý khách là một người cầu toàn thì nên có kịch bản dẫn chương trình khai trương cũng như lời dẫn chương trình ngày đó. Càng cẩn thận lên ý tưởng thì lúc chạy chương trình sẽ càng ít rủi ro. “Thao trường đổ mồ hôi thì chiến trường ít đổ máu” phải không quý khách.
Chuẩn bị bàn quà tiếp tân phục vụ khách mời
Việc có kịch bản tổ chức khai trương vẫn chưa phải là điều quyết định thành công của một buổi lễ khai trương. Trong quá trình tổ chức các bạn có thể gặp phải những rủi ro như sau:
Việc phân chia thời gian không hợp lý khi dành quá nhiều thời gian để lập kế hoạch trong khi thời gian chuẩn bị lại quá ít.
Ý tưởng chủ đạo thiếu độc đáo, sáng tạo, không tạo nên ấn tượng cho người tham gia.
Lực lượng nhân sự còn thiếu trách nhiệm, thiếu chuyên môn nên không hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
…
Để khắc phục những sai sót đó, bạn có thể thuê một dịch vụ trang trí sự kiện đáng tin cậy để lên kịch bản dẫn chương trình khai trương cũng như lời dẫn chương trình khai trương. Và với kịch bản ở những dịch vụ chuyên nghiệp bạn cũng có thể sử dụng để làm kịch bản khai trương quán cafe hay kịch bản tổ chức sự kiện vì nó rất chi tiết và đầy đủ.
Với đội ngũ nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình, không ngừng cải thiện các dịch vụ mình cung cấp, Xinh Event với cách làm việc chuyên nghiệp, tác phong nhanh nhẹn và chi phí hợp lý chắc chắn sẽ đem đến cho các bạn những dịch vụ trang trí sự kiện khai trương cũng như không chỉ kịch bản cho khai trương mà kịch bản sự kiện hay kịch bản event thật đầy đủ và chi tiết nhất để buổi tiệc thật trọn vẹn và để lại nhiều ấn tượng đẹp cho khách đến dự lễ.
