Cách Thức Tổ Chức Lễ Khai Trương Công Ty Từ A Đến Z

Cách tổ chức lễ khai trương công ty có thể được xem như gia vị trong sự chuẩn bị cho quá trình xây dựng và phát triển của công ty vì nó đóng một vai trò hết sức quan trọng đến việc gây ấn tượng của khách đến với công ty đó, thu hút sự chú ý từ cộng đồng, giúp cho họ có cơ hội tiếp cận những dịch vụ, sản phẩm của công ty.

Để làm được điều này đòi hỏi phải biết làm sao để sự kiện của mình lôi cuốn khách tham dự. Nhằm giúp cho các công ty có thể thực hiện điều nói, Xinh Event xin giới thiệu cách thức tổ chức lễ khai trương công ty từ A đến Z để các công ty có thể thao khảo và lên ý tưởng cho việc tổ chức lễ khai trương của mình.

Đầu tiên cần quyết định được cách tổ chức lễ khai trương công ty và dự trù ngân sách

Cách tổ chức lễ khai trương công ty

Để tổ chức lễ khai trương công ty từ A đến Z có thể sử dụng rất nhiều cách chẳng hạn như tổ chức hoạt động ngoài trời, làm tiệc buffet,… Cần lựa chọn cách phù hợp với địa điểm, chủ đề cũng như nhiều yếu tố khác.

Và khi đã có được cách tổ chức lễ khai trương công ty phù hợp, tiếp theo công ty cần lên khách mời gồm bạn bè, người quen, đối tác và một thành không thể thiếu đó là các cơ quan truyền thông đến tham dự cho buổi lễ khai trương này. Đây là cơ hội tốt nhất để các công ty có thể quảng bá các sản phẩm hay dịch vụ của mình cũng như tiếp những cận khách hàng tiềm năng.

Cố gắng lên danh sách thật cụ thể và chi tiết cho các khoản thu chi cho lễ khai trương, từ những thứ sẽ chuẩn bị cho đến các chi phí phát sinh trong quá trinh chuẩn bị cho đến khi kết thúc buổi lễ khai trương của công.

Cần kiểm tra thật chi tiết bằng cách lên danh sách những thứ cần chuẩn bị gồm cho thiệp mời, thức ăn, đồ uống, chi phí thuê các dịch vụ sự kiện, phụ kiện trang trí, quà tặng,… và nằm lòng những điều này, sau đó tìm cách xem có thể giam những khoản chi phí đó sao cho hợp lý và phù hợp với ngân sách của công ty. Và nên lưu ý chất lượng quan trọng hơn số lượng, buổi lễ khai trương có thể nhỏ hơn dự kiến những phải làm sao để có thể quản bó công ty được tốt nhất, đó là mục tiêu cuối cùng của việc tổ chức lễ khai trương công ty.

Tiếp theo cần lên timeline cho toàn bộ quá trình tổ chức khai trương công ty.

Cần chuẩn bị ít nhất 2 đến 3 tháng trước khi việc tổ chức lễ khai trương công ty diễn ra. Cần chuẩn bị từ việc lên ý tưởng, in ấn cho thiệp mời, gửi thiệp mời cho người được mời đến dự tiệc.

Phân bố công việc và deadline việc chuẩn bỉ tổ chức khai trương công ty cho nhân viên thật rõ ràng. Cần trao đổi cân thận giữa các bộ phận và lưu trữ cũng như theo dõi công việc trong suốt quá trình làm việc để theo dõi tiến độ.

Sẽ là một lợi thế nếu có thể cho chạy thử chương trình của buổi lễ khai trương để thể tập luyện trước, biết được những sai sót có thể xảy ra trong quá trình diễn ra chương trình và tìm được cách khắc phục, giúp buổi lễ khai trương của công ty có thể diễn ra với hiệu suất can nhất cũng như tránh tình trạng bị động khi gặp phải sự cố.

Sân khấu buổi lễ khai trương

Bước thứ 3 trong cách tổ chức lễ khai trương công ty đó là xác định rõ những đối tượng khách hàng tiềm năng được mời đến.

Không chỉ khách hàng tiềm năng mà còn cả các đối tác tương lai cũng là những ưu tiên mà công ty đặc biệt lưu ý phải hướng đến. Đừng sai lầm khi chỉ coi việc tổ chức lễ khai trương công ty chỉ đơn giản là một sự kiện để ăn mừng việc công ty được đưa vào hoạt động mà đây còn là cơ hội để hội nhập, hợp tác và giới thiệu công ty với các công ty khác và khách mời.

Bên cạnh đó, cũng phải làm sao để truyền thông thấy được những thế mạnh mà công ty mới thành lập của mình có thể đem lại cho xã hội. Đây là cơ hội lớn để có thể quãng bá công ty của bạn thật rộng rãi và miễn phí trước khi chính thức bước vào hoạt động.

Phải đảm bảo công tác truyền thông được hoàn thành trước khi lễ khai trương của công ty diễn ra 2 đến 3 tuần. Bên cạnh đó, cũng cần phải mời các nhân vật thuộc chính quyền khu vực đến dự lễ nhằm thể hiện sự kính trọng đối với địa phương. Hãy cố gắng làm sao để có thể lưu giữ những hình ảnh đẹp nhật của công ty trong sự kiện này vì nó đóng vai trò vô cùng quan trong đối với các trang thông tin truyền thông của địa phương.

Cần lưu ý làm sao để có thể quảng bá hình ảnh của công ty thật khéo léo khi tổ chức lễ khai trương công ty.

Hãy thể hiện những điểm mạnh của bạn trong những lúc trước khi bắt đầu lễ hoặc trong bữa tiệc thịnh soạn dành cho khách mời. Việc này sẽ giúp họ có thiện cảm đối với công ty.

Và cũng không quá đáng khi tận dụng thời gian để dẫn khách mời tham quan công ty mới và tặng cho họ những sản phẩm dùng thử hoặc những món quà lưu niệm liên quan đến công ty của mình, sau đó hãy hỏi về cảm nhận của khách mời khi đã trực tiếp tiếp xúc, cảm nhận và trải nghiệm các sản phẩm, dịch vụ của công ty. Và đây cũng là một hình thức kinh doanh rất thu hút sự chú ý của công chúng và đã thanh công với rất nhiều công ty trước đây.

Cuối cùng khi tổ chức lễ khai trương cho công ty cần đưa ra mục tiêu cụ thể, những kỳ vọng cũng như dự tính cho tương lai.

Tiết mục hấp dẫn cho buổi lễ khai trương

Mọi thứ chắc chắc không thể thành công nếu không có sự chuẩn bị và cách tổ chức lễ khai trương công ty bạn cũng vậy vì thế nên tính toán kỹ lưỡng, chi tiết bên cạnh đó cũng phải xây dựng những chiến lược marketing đơn giản những vững chắc khác như:

Đặt các bảng hiệu và poster, phát tờ rời.
Gửi tặng khách đi đường các sản phẩm dùng thử.
Tham khảo ý kiến người quen về công ty.
Quảng cáo rộng rãi bằng website.
Đặt bàn giới thiệu cho khách hàng tại các hội chợ, các sự kiện cộng đồng.

Tuy chỉ với quy mô chưa lớn trong lĩnh vực trang trí, tổ chức sự kiện, nhưng Dịch Vụ Trang Trí Bong Bóng Xinh với những kinh nghiệm trong lĩnh vực trình trang trí sự kiện cùng với việc học hỏi những đàn anh đi trước tin chắc sẽ mang đến cho công ty quý khách những dịch vụ tổ chức sự kiện với tất cả kinh nghiệm và lòng nhiệt tình mà Xinh Event đem lại.