Cách tổ chức Year End Party chi tiết A đến Z cho doanh nghiệp

Để tổ chức year end party hay tất cả những sự kiện hay buổi tiệc khác thành công thì việc các bạn phải lên ý tưởng cũng như kế hoạch thật chi tiết cho buổi tiệc là điều vô cùng cần thiết và quan trọng vì nó quyết định sự thành công của sự kiện. Và nếu các bạn chưa lên kế hoạch hay bí ý tưởng hãy xem bài viết sau đây của Xinh Event nhé.

Những ý tưởng tổ chức year end party độc đáo

Buổi dạ tiệc mặt nạ

Đây là một ý tưởng thật độc đáo phải không mọi người và lấy ý tưởng từ những nước Châu u và khi mọi người tham gia bữa tiệc sẽ đeo những chiếc mặt nạ được trang trí cầu kì bởi các nghệ nhân như các bạn đã thấy trong cac bộ phim và họ sẽ bắt cặp ngẫu nhiên và khiêu vũ dưới ánh đèn chùm và ánh sáng vàng quen thuộc. Và việc cuối cùng là mọi người nên mặc trang phục dạ hội khi đến đây để có được trải nghiệm đầy đủ nhất về buổi Year End Party này nhé.

Bữa tiệc cổ điển

Tổ chức year end party vơi một bữa tiệc với phong cách cổ điển sẽ tạo cho chúng ta cảm giác mới lạ và thú vị nhất và nhớ lại những bữa tiệc của những thế kỷ trước. Ở trong bữa tiệc này, bạn có thể chọn trang phục cổ điển có màu trầm vàng để hợp với màu sắc của buổi tiệc tuy nhiên các món ăn nên được tổ chức và bày biện theo phong cách Châu u sẽ tạo cảm giác trang nhã và lịch sự hơn như những bộ phim cổ điển.

Gameshow vui nhộn trong bữa tiệc

Những gameshow nhỏ sẽ mang lại nhiều niềm vui cho buổi tiệc cũng như mang lại nhiều sự gắn kết của những nhân viên hay khách mời với nhau tạo thành một tập thể vững chắc nhất.

Lên kế hoạch tổ chức year end party

Lập danh sách khách mời

Số lượng khách tham dự sẽ ảnh hưởng mạnh đến nhiều quy trình tổ chức và nếu không xác định được lượng khách mời thì sẽ dễ xảy ra quá tải thiếu chỗ ngồi hay quá trống và doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chương trình cũng như thiếu hụt ngân sách đã hoạch định.

• Thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời.
• Lập các loại danh sách khách mời.
• Danh sách khách mời dự bị.
• Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.
• Danh sách khách mời VIP.
• Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời chắc chắn phải có mặt họ trong sự kiện ( khách hàng, nhân viên, đối tác…)

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức Year End Party

Thường thì những buổi tiệc nên diễn ra vào cuối tuần và thường đầu giờ tối 17h – 18h vì vậy số lượng khách mời mới tham dự đầy đủ. Và thời gian diễn ra buổi tiệc phải phù hợp để tránh dài quá hoặc ngắn quá. Và thường những sự kiện đều diễn ra 120 phút và từ 18h – 20h

• Địa điểm dễ tìm, không cách xa trung tâm thành phố.
• Khu vực sân khấu rộng rãi và an toàn.
• Là không gian đủ lớn cho số lượng khách đã hoạch định.
• Bố cục, không gian phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch.
• Có bãi đổ xe rộng rãi.

Chuẩn bị các tiết mục cho chương trình

Phần văn nghệ:

• Tiết mục ca múa nhạc, xiếc, kịch
• Tiết mục trò chơi đồng đội cho khách mời như
• Tiết mục khen thưởng trao quà tri ân và vinh danh
• Chương trình bốc thăm trúng thưởng. Và còn nhiều tiết mục khác,…

Phần bữa tiệc:

• Món khai vị: gỏi rau, soup
• Món ăn chơi: chả giò chiên, tôm hấp.
• Món ăn no: cơm chiên, lẩu, gà bó xôi.
• Món tráng miệng: trái cây, chè khúc bạch, chè hạt sen, rau câu.
• Nước uống: nước ngọt, bia, nước suối, rượu vang.

Lên ngân sách

• Nhân sự bao gồm nhân công setup, ca sỹ, PG, tiếp tân, dàn dựng, đồng phục.
• Chi phí trang trí bao gồm hoa, bóng bay, cổng chào.
• Âm thanh ánh sáng đèn, nhạc loa, màn hình.
• Văn nghệ nhạc kịch, nhảy múa, ca hát, thuê ca sỹ.
• Sân khấu, bàn ghế nếu không có trong phí thuê địa điểm.
• Thiết kế, in ấn bao gồm backdrop, thiệp mời, menu, brochure, banner, place card.
• Photo, camera.
• Game, quà tặng.
• Chi phí thuê địa điểm và đồ dùng tại địa điểm.
• Đồ ăn thức uống.
• Giao tiếp nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời.
• Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có).
• Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh.
• Đi lại, vận chuyển.

Lên kịch bản chương trình year end party

Giới thiệu khách mời – nêu lý do sự kiện

Ngoài những nhân viên quen thuộc của công ty thì trong bữa tiệc cũng có sự tham gia của những khách khách mời quan trọng như đối tác, nhà tài trợ… Chính vì vậy MC cần giới thiệu đầy đủ thành phần tham gia cũng như khách mời trong chương trình để thấy được tầm quan trọng của họ.

MC mời đại diện công ty chia sẻ và đồng thời vinh danh các nhân viên xuất sắc

Những lời phát biểu của đại diện công ty là phần quan trọng nhất trong buổi tiệc vì sẽ có những lời cảm ơn, nêu những thành tích vượt bật của công ty, và vinh danh những cá nhân ưu tú và xuất sắc nhất để tạo động lực cho tất cả mọi người cùng lấy đó là động lực phấn đấu trong năm tới.

Khai tiệc – văn nghệ – gameshow

Các tiết mục vui nhộn hay các gameshow và các tiết mục văn nghệ kết hợp; để tạo không khí và sự hứng thú cho chương trình. Và những tiết mục thường: ca hát, múa, những bài hát truyền thống và những gameshow như: bịt mắt ăn táo, bịt mắt đút sữa chua,…

Kết thúc buổi tiệc

MC sẽ mời đại diện công ty hoặc chính MC thay mặt công ty gửi gắm tâm tư cũng như những lời cảm ơn đến các thành viên. Và hơn hết là hoạch định những kế hoạch sắp tới của cả một tập thể để giúp định hướng tạo động lực phấn đấu cho năm tiếp theo.

Để tổ chức year end party thật đầy đủ thì bài viết này được xinhevent.com tổng hợp lại để bạn biết được 1 buổi lễ cần có những gì và diễn ra như thế nào. Chúc bạn cũng như công ty bạn có buổi lễ thành công tốt đẹp.